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LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL A TRAVÉS DE ERPs TAMBIEN INCLUYE A LAS PYMES

Es importante arrancar con este concepto claro: la transformación digital es importante para empresas de cualquier tamaño, especialmente para las pymes, para las es accesible y fundamental para seguir compitiendo.

Ahora bien, ¿qué es la transformación digital? Es organizar una empresa, usando la tecnología digital, para integrar y mejorar sus procesos. Facilita el trabajo de todas las áreas y de todas las personas de una empresa, optimiza la relación con proveedores y clientes, y mejora significativamente la rentabilidad. Y no es difícil de implementar, como tampoco es algo inaccesible en costos.

La transformación digital implica que todos los datos generados a partir de los procesos típicos de una empresa sean ordenados en una base de datos única para que puedan interactuar entre sí. Esto facilita tres cosas fundamentales, que es de donde se desprende su importancia:

  • La habilidad de entregar datos ordenados e integrados en tiempo real
  • La posibilidad de anticiparse y planificar
  • La optimización de la eficiencia de la empresa y de su relación con los clientes

En esta nueva realidad, la transformación digital es algo accesible para cualquier tipo de empresa. Las empresas que se transforman digitalmente son las que transforman la experiencia de cliente, facilitan la relación con sus proveedores, mejoran la productividad y obtienen una ventaja competitiva frente a cualquier otra empresa que no inicie el camino de esta transformación. Y porque en esta “nueva normalidad”, en la que muchos procesos han tenido que ser modificados y facilitados para evitar la interacción humana directa, la transformación digital aparece ya como algo inminente y vitalmente necesaria.

 

 

 

¿Qué es un ERP?

 

Es un software especialmente diseñado para gestionar las operaciones de todas las áreas de una empresa: los suministros e insumos, los procesos de producción, los costos, el control de stock, la contabilidad, los recursos humanos, la cadena de distribución y la relación con los clientes en un mismo sistema que vincula y procesa toda la información.

La información de su negocio se registra y organiza en un mismo repositorio que conecta las actividades de todos los departamentos o áreas, pero logrando que cada una funcione de manera independiente. Esa información, toda integrada en una base de datos única, estandariza y automatiza los procesos, mejorando la eficiencia de las operaciones.

Los ERP facilitan la toma de decisiones estratégicas, permitiendo el aumento de la productividad y la rentabilidad. De esta manera, uno de los principales temores que tienen las empresas queda resuelto en poco tiempo: el retorno de la inversión es mucho más corto de lo que suelen imaginar. Y, además, la empresa en general y cada proceso de negocio en particular mejoran significativamente.

 

Existe una creencia de que los ERP están hechas solo para empresas grandes. Pero en realidad son soluciones que facilitan la mejora de negocios de todos los rubros y todos los tamaños. El mito de que son caros y complejos de implementar ha hecho que algunas pymes descarten la idea, cuando la realidad es que los beneficios de estas herramientas son particularmente importantes para las empresas de menor tamaño. Además de que los costos y tiempos de implementación son perfectamente accesibles para ellas. Muchos ERP tienen módulos configurables y adaptables a las necesidades de todas las áreas de una empresa o comercio, a los procesos críticos, a su presupuesto y a los recursos de que dispone. Además de la posibilidad de operar en la nube (Cloud Based), lo que disminuye mucho la inversión en hardware y en implementación (porque los tiempos son más cortos). En el proceso de transformación digital, este es un diferencial importante.

Las pymes que han implementado un sistema de gestión (ERP) han revertido tendencias negativas de negocio y han podido tener un crecimiento ordenado y exitoso.

 

 

¿Por qué debería implementar un ERP en mi empresa?

 

Porque el ERP permite integrar todos los procesos y las áreas de su organización. Eso resulta en mejoras de los tiempos de producción, optimización del tiempo de sus empleados, agilización de las cobranzas, los pagos y la logística de producción y distribución.

La información centralizada, integrada y en línea permite anticipar necesidades, optimizar la planificación y tomar decisiones más rápidamente con menor margen de error. Si en su empresa cohabitan sistemas diferentes en cada área, seguramente sea cotidiano para los miembros de su organización lidiar con planillas de cálculo, reportes o datos sueltos de las distintas áreas, que tienen distintos formatos y lógica de recopilación, y que sin dudas les quitan mucho tiempo y esfuerzo. Además del costo que implica no poder obtener los datos en el tiempo real en el que están ocurriendo. Un ERP permite que todos los datos, de todas las áreas, estén ahí, disponibles y actualizados en tiempo real para saber qué vendió, qué necesita comprar, dónde tiene que distribuir y qué recursos se verán involucrados. La mejora de procesos se vuelve mucho más fácil, rápida e intuitiva. Los recursos se asignan con mejores parámetros y rinden mucho más. Podrá enfrentar los cambios de la economía, de la legislación o los producidos por fenómenos externos locales o globales con mucha mayor velocidad de reacción.

 

En resumen

 

  • Todo lo que necesite para tomar decisiones estará en una misma plataforma para verlo y analizarlo todo junto al instante.
  • Podrá automatizar procesos que agilicen la producción y disminuyan los costos ocultos.
  • Tendrá mayor control y trazabilidad de cada proceso o subproceso del negocio y podrá ver cómo se incrementa la productividad
  • El aumento de la rentabilidad le permitirá recuperar la inversión y proyectar mejoras, ampliaciones o incrementar el alcance de su negocio a otros lugares, regiones o países.
  • Ahorrará mucho tiempo, pero fundamentalmente mucho dinero.

 

¿Qué hay que tener en cuenta al momento de evaluar una implementación de un ERP?

Entender que es un proceso que va a impactar y a mejorar a todas las áreas, y requerirá un cambio en la cultura de la organización.

Pensar las necesidades y objetivos de su negocio. Esto ayudará en la decisión del software y de los módulos a implementar.

Elegir al proveedor de implementación. Este se convertirá en su socio de negocios y aliado durante todo el proceso. Por eso es tan importante esta decisión. El proveedor de implementación trabajará en su empresa junto a todos los miembros de la organización. Será quién lo asesore con la solución a implementar y estará a su lado durante todo el proceso. Además será quien le dará soporte y lo capacitará a usted y a todos los empleados. Le dará los elementos para decidir cuáles son las mejores prácticas para el funcionamiento de su sistema.

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